El protocolo familiar es un documento pactado por los miembros de una familia que comparten la titularidad de una empresa. En él, se recogen con carácter vinculante las reglas y normas que van a regir el devenir de la organización, con el objetivo de asegurar su continuidad y dar respuesta a los problemas y desavenencias que puedan surgir entre los propietarios.

Así, el protocolo se convierte en la herramienta básica para resolver cualquier conflicto en la empresa familiar, estableciendo las reglas de funcionamiento de la compañía que asumirán todas las partes.

Idealmente, el protocolo de la empresa familiar ha de elaborase con bastante anticipación a la sucesión, y por lógica deberá ser actualizado de común acuerdo para adaptarlo a los cambios que se puedan producir tanto a nivel empresarial como familiar.

El protocolo de empresa familiar puede variar en cada caso, pero habitualmente constará de un preámbulo y una serie de capítulos que abordaran aspectos como el número de miembros de la empresa familiar, el ámbito de aplicación, las normas de obligado cumplimiento, los integrantes de los diversos órganos directivos de la empresa y las condiciones de acceso a los mismos.

Asimismo, en los distintos capítulos del protocolo familiar se establecerá la política de dividendos, las condiciones de salida de la empresa o cualquier otro aspecto relativo a derechos económicos de los miembros. También, recogerá las distintas cláusulas legales, donde se reflejarán cuestiones como la estructura jurídica, las personas que se adhieren al protocolo y los mecanismos de arbitraje.

El proceso de elaboración de un protocolo familiar tendría tres fases claramente diferenciadas:

• Reflexión y debate

En esta primera etapa los familiares que comparten proyecto empresarial han de meditar sobre los aspectos que pueden ser problemáticos en un futuro, e intercambiar reflexiones sobre la manera de abordarlos.

• Establecimiento de acuerdos

En esta fase ha de llegarse a consensos sobre las cuestiones a dirimir, aunque tengan que limitarse a acuerdos de mínimos, debiéndose plasmar ya en el borrador del protocolo familiar todos los puntos en los que haya conformidad.

• Formalización de los acuerdos

En esta última etapa se da carta naturaleza al protocolo familiar mediante la elaboración de los documentos legales requeridos para que tenga validez  jurídica.

Un documento como este regula infinidad de aspectos que resultan esenciales para la supervivencia de la empresa familiar, ya que aborda desde la organización de la sucesión hasta el establecimiento de compromisos de actuación ante determinadas situaciones, anteponiendo siempre los intereses de la organización a los particulares.

Además, el protocolo familiar allana el camino para la integración en el negocio de las próximas generaciones, fijando las condiciones en las que esta se producirá. Al tiempo, que ofrece el cauce adecuado para la resolución de los conflictos, evitando que se enquisten con la consecuencias negativas que esto comporta tanto en el plano personal como en el empresarial.

Por último, el protocolo familiar también puede contribuir a la planificación de negocio, alineándose con el plan estratégico de la empresa.

Para la consecución de un protocolo familiar que sea eficaz en sus objetivos son muy importantes aspectos como:

• Contar con asesoramiento experto: la ayuda de profesionales externos especializados en este tipo de documentos tan complejos es primordial para garantizar su objetividad, así como para poder contar con una guía experta que facilite avanzar en las sucesivas fases que aludíamos: deliberación, establecimiento de acuerdos, formalización y aplicación.
• Adaptarlo a cada empresa: para que recoja toda la idiosincrasia y particularidades de la organización es imprescindible no adoptar modelos de protocolos estandarizados, debiéndose en cambio desarrollar un documento personalizado fruto del acuerdo familiar que siempre tendrá unas perspectivas mas halagüeñas de implementación.
• Implicación en su realización: las distintas partes han de participar proactivamente en la elaboración del protocolo familiar, dialogando sobre todas las cuestiones incluyendo las más problemáticas, con el objetivo de lograr el mayor consenso posible, o al menos un acuerdo que suponga una equilibrio razonable entre los distintos puntos de vista.

Teniendo en cuenta todos estos aspectos es más factible alumbrar un documento que contribuya a que haya una buena armonía familiar y empresarial, y poder así sentar las bases para que el negocio que crearon los fundadores continúe siendo próspero para las generaciones actuales y, por qué no, también las venideras.

En Azucaque Consultores atesoramos una amplísima experiencia en la realización de protocolos familiares a medida para cada empresa, proporcionado un soporte completo a lo largo de todo el proceso de gestación que incluye el asesoramiento técnico requerido.

Asimismo, ofrecemos una cobertura  integral a empresas familiares inmersas en procesos de sucesión, abarcando todo lo relacionado con:

• Planificación sucesoria
• Elaboración de protocolos de sucesión familiar en la empresa
• Planificación patrimonial: impacto fiscal y jurídico
• Gobierno corporativo en la empresa familiar
• Resolución de conflictos en la empresa familiar

Igualmente, somos expertos en asesoría jurídica familiar y soluciones de consultoría de negocio enfocadas a este tipo de organizaciones, proporcionado así unos servicios globales.

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