La decisión de cúanto tiempo guardar documentos de empresa no es sencilla.  Conviene recordar que aunque para la mayoría de los documentos existe un plazo legal, es cierto que cada empresa puede adoptar sus propios criterios en la decisión de cuanto tiempo guardar los documentos o facturas.

En ocasiones pueden venir acontecimientos en los que podemos necesitar facturas con una antigüedad de 10 años por un acontecimiento de carácter extraordinario. Pongamos un ejemplo:

Recientemente fue publicado por la comisión nacional del mercado de la competencia, que los fabricantes de camiones habían realizado un cártel para elevar el precio de los vehículos habiendo perjudicado a las empresas o particulares que compraron un camión en una cuantía notable. Para efectuar la reclamación, las empresas han tenido que rescatar documentos y facturas con fechas de 1997 en adelante.

Aquellas empresas que habían custodiado las facturas de compra desde aquel año, han tenido mucho más sencilla la recopilación de documentos y la presentación de la demanda para recuperar el sobrecoste pagado.

Con este ejemplo podemos ver que no es sencilla la decisión de por ejemplo cuanto tiempo guardar las facturas, pero que en cualquier caso esto suelen ser acontecimientos muy puntuales y las empresas deben tener una política de custodia y retención de documentos.

Para ello, a continuación vamos a recomendar área por área, cúanto tiempo guardar documentos de empresa, sin perjuicio de que cada empresa tome sus propias decisiones y tenga sus propios criterios, en función de su experiencia, sector y particularidades.

1.Documentos y registros contables

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tus registros contables:

– Informes de auditoría  —— De forma permanente

– Cuentas anuales ( Balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, memoria e informe de gestión) ——- De forma permanente

– Extractos o justificantes bancarios —— Mínimo seis años, al menos que la empresa tenga que justificar subvenciones que tendrá que conservarlos el tiempo que dure el periodo de justificacón de la subvención.

– Facturas de activos fijos——- Recomendable de forma permanente, o al menos 4 años después de haber amortizado totalmente los activos fijos. Si hay subvenciones asociadas, debemos custodiar los documentos el tiempo necesario para poder justificar la subvención.

– Asientos y contabilidad general — Mínimo 6 años y recomendable de forma permanente.

-Justificantes de nóminas—Mínimo 6 años. Si hay subvenciones o ayudas públicas asociadas, debemos custodiar los documentos el tiempo necesario para poder justificar la subvención.

– Impuestos— 6 años

– Correspondencia en general que no sean facturas—– Si son documentos intercambiados con administraciones públicas recomendamos custodiarlos de forma permanente. Otros documentos como folletos, ofertas, presupuestos etc… 2 años máximo.

– CMRs — 4 años excepto si eres una empresa de transporte, te recomendamos un mínimo de 6 años.

– Reportes internos sin validez legal ni jurídica— 2 años es suficiente.

– Albaranes de venta o compra—5 años

– Documentos de patentes y marcas o propiedad industrial —– De forma permanente

-Documentos de caja — 6 años

-Documentos de tarjetas de crédito—6 años

-Fichajes de personal. Time report y control horario—4 años

-Donaciones — Tiempo necesario para declaraciones fiscales- Mínimo 5 años a partir de su aplicación en el impuesto de sociedades.

– Reembolso de gastos profesionales de empleados—- 5 años

-Pólizas de seguro y primas de seguro—- Hasta que se encuentren en vigor

2.Documentación legal

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tu documentación legal:

Estatutos sociales —- De forma permanente

Documentos de compraventa—De forma permanente

Escrituras societarias—- De forma permanente

Contratos con clientes— Nuestra recomendación es de forma permanente pero se podrían eliminar al pasar 5 años desde el término de la relación contractual.

Contratos con proveedores—Nuestra recomendación es de forma permanente pero se podrían eliminar al pasar 5 años desde el término de la relación contractual.

Libro de actas—-De forma permanente

Libro de socios—-De forma permanente

Documentos de relación con administraciones públicas—De forma permanente

3.Documentos o justificantes fiscales y tributarios.

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tu documentación fiscal y tributaria:

Facturas o justificantes en base a los cuales se han realizado declaraciones fiscales —- Mínimo 5 años desde la presentación de la declaración

Cálculos de declaraciones fiscales—- Mínimo 5 años

Documentación de bases imponibles negativas— Recomendamos mínimo 5 años adicionales al término de la aplicación de Bases imponibles negativas

Documentación de deducciones por I+D+i — Mínimo 5 años desde su aplicación en el IS

4.Documentos de personal o recursos humanos

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tu documentación de recursos humanos:

Nóminas de personal —- Recomendable 6 años

Justificante de pago de nóminas– Recomendable 6 años

Especial atención debemos prestar si se han subvencionado por alguna subvención los gastos de personal. En este caso tendremos que consultar las bases de la subvención para conservar adecuadamente todos los justificantes para poder justificar la subvención correctamente y no correr el riesgo de tener que reembolsarla.

5. Documentación financiera o bancaria

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tu documentación financiera o bancaria:

Contratos de financiación — Es recomendable guardarlos 5 años por temas fiscales una vez el contrato de financiación ha concluido.

Extractos bancarios— Es recomendable guardarlos 6 años.

6.Documentación de pólizas de seguros y primas de seguros

Te indicamos a continuación cuánto tiempo guardar tus pólizas de seguros:

Pólizas de seguros—Tanto la póliza como sus condiciones generales y sus condiciones particulares debemos guardarla el tiempo que esté en vigor el seguro

Primas de seguros— Nuestra recomendación es guardarlos 6 años

Nota importante: Esta guía es orientativa y ha sido elaborada de forma general y en base a nuestra experiencia. Sin embargo cada empresa y su equipo gestor deberá analizar sus requisitos legales necesarios en su caso y consultar con sus asesores y abogados. Declinamos cualquier responsabilidad esta información o cualquier otra que puedan encontrar en nuestra web.

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